Cuando tienes una marca artesanal, el enfoque suele estar en crear, producir y vender.
El inventario puede quedar en segundo plano… hasta que empieza a generar fricción.
Faltantes, compras urgentes, costos poco claros y decisiones tomadas con duda no aparecen de la nada.
Casi siempre tienen el mismo origen: un inventario mal llevado.
Lo sé porque yo lo viví.
Con mi marca Flor de Coco, durante sus primeros años, llevé el negocio como muchas marcas artesanales: cuadernos, Excel, conteos manuales antes de cada producción, notas mentales, el clásico “luego lo apunto” y mucha intuición.
Vendía. Producía. Trabajaba muchísimo.
Pero nunca tenía verdadera certeza de cómo estaba el negocio en lo económico.
El problema no era vender, era no saber
Durante mucho tiempo pensé que mis retos eran de marketing o de ventas.
La realidad era otra: no tenía un inventario práctico y confiable.
No sabía con certeza:
- cuánto material tenía realmente
- cuánto me costaba cada producto ya terminado
- qué insumos se me iban sin darme cuenta
Y cuando no sabes eso, pasan cosas silenciosas, pero muy caras:
compras de más, faltantes urgentes, materiales que caducan, costos de producción mal calculados y decisiones tomadas “al tanteo”.
El error más común en marcas artesanales
El error no es usar Excel o una libreta.
El error es creer que eso sigue siendo suficiente cuando el negocio empieza a crecer.
En un taller artesanal:
- los materiales cambian de precio constantemente
- las recetas usan cantidades exactas
- se produce por lotes
- hay mermas
- muchos materiales pueden caducar
Si el inventario no se actualiza en tiempo real, la información se vuelve vieja muy rápido.
Y con ella, también tus costos y tus precios.
El inventario artesanal no es inventario industrial
Las marcas artesanales no funcionamos como fábricas grandes.
Trabajamos con recetas, ingredientes, presentaciones distintas y ajustes constantes.
Durante años sentí que las herramientas digitales disponibles para manufactura eran demasiado complejas para mis necesidades, con curvas de aprendizaje altas y funcionalidades que no aplicaban a mi realidad.
Simplemente no entendían cómo se produce artesanalmente.
Cuando el inventario se vuelve claro, todo cambia
El día que empecé a ver el inventario como el corazón del negocio —y no como una tarea administrativa— todo empezó a ordenarse.
Porque llevar bien el inventario te permite:
- saber si de verdad estás ganando
- producir con menos estrés
- comprar con intención
- poner precios con tranquilidad
No es solo control.
Es claridad para decidir.
De esa experiencia nació Minuta MRP
Después de vivir el caos y luego el orden en Flor de Coco, entendí algo muy claro:
las marcas artesanales necesitamos herramientas hechas para nuestra realidad.
Minuta MRP no nació como una idea de “software”.
Nació como una solución práctica a años de llevar un negocio sin inventarios eficientes.
Una forma sencilla de entender materiales, recetas, costos y producción,
sin ser contadora,
sin hablar en términos industriales,
sin perder la esencia artesanal.
Buenas prácticas para llevar el inventario de una marca artesanal (checklist realista)
Llevar bien el inventario no es contar cosas una vez al mes.
Es crear hábitos simples y repetibles que mantengan la información viva.
Te comparto un checklist diario de lo mínimo indispensable:
Estas son las acciones que evitan pérdidas silenciosas
- Registrar cada movimiento
Todo lo que entra o sale del taller se registra: compras, producción, ventas, mermas. Si no se registra, no existe. - Actualizar inventario al producir
Cada lote debe descontar automáticamente los materiales usados. Si produces y “luego lo apuntas”, el inventario deja de ser confiable. - Separar lo personal de lo del negocio
No “tomas tantito material” sin registrarlo. Ese “tantito” es donde se va el dinero.
En Minuta MRP, cada orden de producción descuenta materiales en automático, sin cálculos manuales.
Checklist semanal (para mantener claridad)
Una vez por semana, revisa:
- Materiales críticos
Los que más usas o los que más caros son. Así evitas compras urgentes o quedarte sin producir. - Diferencias entre físico y sistema
Si algo no cuadra, no lo ignores. Ajusta y detecta qué está fallando en el proceso. - Costos actualizados
Si algún proveedor subió precios, el sistema debe reflejarlo. De lo contrario, tus precios se quedan viejos.
En Minuta, los costos se re-calculan automáticamente cuando cambia el precio de un insumo.
Checklist mensual (visión de negocio, no solo orden)
Este es el nivel donde el inventario empieza a darte poder de decisión:
- Revisar costos reales por producto
No el “más o menos”. El costo real con materiales, mermas y producción. - Detectar materiales dormidos o caducos
Inventario parado = dinero parado. Decide si usarlo, transformarlo o dejar de comprarlo. - Evaluar qué sí conviene seguir produciendo
Algunos productos venden, pero no dejan margen. El inventario bien llevado te lo muestra claramente.
En Minuta MRP, ves reportes claros por producto, receta y periodo, sin tener que hacer cálculos extra en Excel.
La regla de oro del inventario artesanal
El inventario no se revisa solo cuando hay problemas.
Se cuida para que no los haya.
Cuando el inventario está bien llevado:
- Produces con calma
- Compras con intención
- Pones precios con seguridad
- Tomas decisiones con datos, no con ansiedad
Y cuando además todo eso vive en un sistema que hace los cálculos por ti, el negocio se siente más ligero.
Empezar por el inventario lo cambia todo
Si hoy sientes que trabajas mucho y el negocio no se siente ligero, si vendes, pero no tienes claridad, si el inventario te persigue en lugar de ayudarte, empezar por el inventario no es un paso técnico. Es un acto de cuidado hacia tu negocio.
Yo aprendí esto a la mala. Por eso hoy lo comparto.
Si quieres empezar a ordenar tu marca artesanal desde el inventario, puedes conocer Minuta MRP, la herramienta que creé a partir de esta experiencia, pensada para talleres reales como el tuyo.
Tu marca artesanal merece crecer con claridad, no solo con esfuerzo.
